LEY DE TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA

La Ley Nº 20.886 establece la tramitación digital de los procedimientos judiciales, terminando con la materialidad de los procesos, modificando el Código Orgánico de Tribunales y el Código de Procedimiento Civil. Es una nueva manera de tramitar las causas en todos los tribunales que forman parte del Poder Judicial, terminando con la materialidad del proceso al requerir que el ingreso de las demandas y de todos los escritos se realice de forma electrónica, así como también las resoluciones y actuaciones del tribunal, las que además contarán con firma electrónica avanzada. La Ley se publicó el 18 de diciembre de 2015.

La entrada en vigencia de la Ley fue diferida y se dividió en dos etapas:
18 de junio de 2016 en las jurisdicciones de las Cortes de Apelaciones de Arica, Iquique, Antofagasta, Copiapó, La Serena, Rancagua, Talca, Chillán, Temuco, Valdivia, Puerto Montt, Coyhaique y Punta Arenas.
18 de diciembre de 2016 en las jurisdicciones de las Cortes de Apelaciones de Valparaíso, Santiago, San Miguel y Concepción.

¿A QUÉ TRIBUNALES SE APLICA LA LEY Nº 20.886?

De acuerdo al artículo 1ºEnlace añadido por la extensión vLex de la Ley 20.886Enlace añadido por la extensión vLex, se aplica a todas las causas que conozcan los tribunales indicados en los incisos segundo y tercero del artículo 5ºEnlace añadido por la extensión vLex del Código Orgánico de TribunalesEnlace añadido por la extensión vLex, con excepción de las causas que conozcan los tribunales militares en tiempo de paz. Es decir, Corte Suprema, Cortes de Apelaciones, los Presidentes y Ministros de Corte, Juzgados de Letras, Juzgados de Garantía, Tribunales de Juicio Oral en lo Penal, Juzgados de Familia, Juzgados de Letras del Trabajo y Juzgados de Cobranza Previsional. Entre los Juzgados de Letras, se entienden incorporados los Juzgados Civiles.

¿A QUÉ CAUSAS SE APLICA LA LEY Nº 20.886Enlace añadido por la extensión vLex?

Las disposiciones de esta ley sólo se aplican a las causas iniciadas con posterioridad a su entrada en vigencia. Las causas se entenderán iniciadas desde la fecha de presentación de la demanda o medida prejudicial, según corresponda.

¿POR QUÉ SE DICTÓ ESTA LEY?

Principio de equivalencia funcional del soporte electrónico: Los actos jurisdiccionales y procesales firmados electrónicamente serán válidos y producirán los mismos efectos que si se hubieren llevado a cabo en soporte papel.

Principio de fidelidad: Las actuaciones del proceso se registrarán y conservarán íntegra y sucesivamente en la carpeta electrónica, garantizando su fidelidad, preservación y la reproducción de su contenido. La carpeta electrónica es equivalente al expediente papel.

Principio de publicidad: Los actos de los tribunales son públicos, garantizando los sistemas informáticos de registro de procedimientos judiciales, el pleno acceso de todas las personas a la carpeta electrónica en condiciones de igualdad.
Se exceptúan las presentaciones relativas a medidas cautelares, incluso aquellas de  carácter prejudicial, y aquellas materias en que se requiera de reserva, siendo éstas accesibles únicamente al solicitante, mientras no se haya notificado la resolución recaída en ellas.
Se prohíbe el tratamiento masivo de datos personales contenidos en el sistema de tramitación electrónica del Poder Judicial, sin autorización previa. Sanción conforme Ley N°19.628.

Principio de buena fe: Las partes, sus apoderados y todos quienes intervengan en el proceso conforme al sistema informático de tramitación deberán actuar de buena fe.
El Juez de oficio o a petición de parte deberá prevenir, corregir y sancionar, según corresponda, toda acción u omisión que importe un fraude o abuso procesal, contravención de actos propios o cualquier conducta ilícita, dilatoria o de cualquier otro modo contraria a la buena fe.

Principio de actualización de los sistemas informáticos: Los sistemas informáticos deberán ser actualizados a través de la Corporación Administrativa del Poder Judicial con el objeto de permitir su correcto funcionamiento, la más fluida y expedita interconexión e interoperabilidad entre sí y con otras instituciones públicas.

Principio de cooperación: Los auxiliares de la administración de justicia, las instituciones públicas y el Poder Judicial deberán cooperar entre sí en la utilización de medios electrónicos con el objeto de garantizar la interconexión e interoperabilidad de los sistemas informáticos, y en particular, el reconocimiento mutuo de los documentos electrónicos, de los medios de identificación y autentificación respectivos.

¿QUÉ BENEFICIOS TIENE LA LEY Nº 20.886?

El impacto interno de la Ley se encuentra vinculado al uso de la firma electrónica avanzada en todos los trámites y actuaciones realizados por jueces, secretarios, jefes de unidad y auxiliares de la administración de justicia. La tramitación electrónica implicará un cambio sustancial en el funcionamiento actual de los tribunales con competencia civil, desapareciendo la materialidad del expediente y tramitando las causas digitalmente. De este modo, se espera que la nueva Ley contribuya a:
Flujos de trabajo más expeditos.
Conocimiento y control de inventarios.
Mayor disponibilidad del expediente.
Mejorar la interconexión entre tribunales e instituciones.
Optimizar los procesos internos.

¿CÓMO CAMBIARÁ LA INTERACCIÓN DE LOS USUARIOS CON LOS TRIBUNALES DE JUSTICIA?

Se están realizando seminarios de difusión de la nueva norma y su impacto en todas las jurisdicciones del país. Adicionalmente, serán realizadas jornadas de capacitación en diversas ciudades, las que principalmente tendrán como objetivo abordar el proceso de cambio interno que trae aparejado la nueva Ley. Todo lo anterior, complementado con el sitio web www.tramitacionelectronica.cl.

¿QUÉ ES LA OFICINA JUDICIAL VIRTUAL?

Para acceder a la Oficina Judicial Virtual, debes entrar al portal institucional del Poder Judicial www.pjud.cl, luego seleccionar “Oficina Judicial Virtual”, y finalmente acceder utilizando tu RUT y Clave Única del Estado.

¿LA OFICINA JUDICIAL VIRTUAL SIRVE PARA TODOS LOS TRIBUNALES?

No será posible enviar correos electrónicos con presentaciones al tribunal, ya que los ingresos se realizarán mediante la Oficina Judicial Virtual, a la cual se accede mediante la Clave Única otorgada por el Registro Civil.

¿SE PUEDEN HACER PRESENTACIONES EN PAPEL DIRECTAMENTE EN EL TRIBUNAL?

Los usuarios no abogados podrán realizar directamente su presentación a través de la Oficina Judicial Virtual, debiendo contar solo con su Clave Única del Estado obtenida en el Registro Civil. En aquellos casos en que se quiera solicitar la autorización para tramitar en papel o esta ya se encuentre acogida para la causa en particular, la entrega se puede hacer en papel presencialmente en el Tribunal.

¿QUÉ ES LA CLAVE ÚNICA DEL ESTADO Y CÓMO SE OBTIENE?

A partir del 18 de junio los tribunales no seguirán generando claves de acceso para sus respectivos sistemas, debiendo operar exclusivamente con Clave Única del Estado.

SI NO RECUERDO MI CONTRASEÑA ¿QUÉ PUEDO HACER? ¿SE BLOQUEA LA CUENTA TRAS INTENTOS FALLIDOS DE INGRESO?

El ingreso de las demandas y de todos los escritos se hará por vía electrónica a través del sistema de tramitación del Poder Judicial, para cuyos efectos los abogados o habilitados en derecho se registrarán en los términos establecidos en el Acta 37-2016 de la Corte Suprema. En cumplimiento de lo dispuesto en el inciso 1° del artículo 5º de la Ley Nº 20.886 y el Acta señalada anteriormente, para hacer uso de los servicios de la Oficina Judicial Virtual, entre los que se encuentran la presentación de demandas, escritos y documentos, los usuarios deberán utilizar la Clave Única del Estado, proporcionada y administrada por el Servicio de Registro Civil e Identificación. Las presentaciones efectuadas a través de la Oficina se entenderán suscritas por el usuario que las remite, sin necesidad de contener su firma manuscrita, entendiéndose la Clave Única del Estado como firma electrónica simple. En caso que el documento tenga firma electrónica avanzada, la Clave Única no la reemplazará, siendo válida aquella como firma del documento.

¿CÓMO ACOMPAÑO LOS DOCUMENTOS ORIGINALES O TÍTULOS EJECUTIVOS?

Existe un apercibimiento legal que señala que si no se presentaren las copias digitales de los documentos o títulos ejecutivos, o si existiere una disconformidad substancial entre aquellas y el documento o título ejecutivo original, el tribunal ordenará, de oficio o a petición de parte, que se acompañen las copias digitales correspondientes dentro de tercero día, bajo apercibimiento de tener por no presentado el documento o título ejecutivo respectivo. El apercibimiento de acompañar la copia digital no procede cuando se haya autorizado a una persona para presentar escritos materialmente por carecer de los medios tecnológicos. En este caso, los documentos y títulos ejecutivos presentados en formato que no sea electrónico serán digitalizados e ingresados inmediatamente por el tribunal a la carpeta electrónica, cuando corresponda.

¿PUEDO HACER PRESENTACIONES POR SISTEMA SIN FIGURAR COMO LITIGANTE EN UNA CAUSA? ¿QUÉ SUCEDE CON EL AGENTE OFICIOSO?

En casos excepcionales, cuando las circunstancias así lo requieran o se trate de una persona autorizada por el tribunal por carecer de los medios tecnológicos necesarios, los escritos podrán presentarse al tribunal materialmente y en soporte papel por conducto del ministro de fe respectivo o del buzón especialmente habilitado al efecto.

¿PODRÁN REALIZARSE PRESENTACIONES VERBALES?

A través de la Oficina Judicial Virtual, y en caso de no encontrarse ésta disponible, por buzón o en el domicilio del ministro de fe que corresponda.

¿QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LOS ARCHIVOS QUE SE INCORPORAN EN LA OFICINA JUDICIAL VIRTUAL?

En aquellos casos en que la carga de un documento por la Oficina Judicial Virtual no se pueda realizar por su formato o tamaño, se podrá llevar al tribunal en un dispositivo de almacenamiento digital para que sea custodiado.

¿DÓNDE SE PRESENTARÁN LAS DEMANDAS PARA DISTRIBUCIÓN?

Esta hipótesis se enmarca en la excepción “cuando las circunstancias así lo requieran”, la cual habilita a la entrega presencial de demandas, escritos y documentos en el tribunal. En aquellos casos en que la Oficina Judicial Virtual no se encuentre disponible, la Corporación Administrativa emitirá y publicará en el portal de Internet del Poder Judicial www.pjud.cl, un certificado especificando el día, hora y duración del incidente.

¿QUÉ ES LA CARPETA ELECTRÓNICA?

Para efectos de la Ley, la carpeta electrónica es el símil del expediente escrito. Con esta normativa se reemplaza el expediente escrito por la carpeta electrónica, por lo tanto, en ella se registra válidamente lo que sucede en la tramitación de una causa.

¿QUÉ ES UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO?

Firma electrónica es cualquier símbolo o proceso electrónico que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor. La firma electrónica puede ser simple o avanzada.

¿EL INGRESO CON CLAVE ÚNICA DEL ESTADO SE CONSIDERA FIRMA ELECTRÓNICA?

Según la definición del articulo 2 de la Ley 19.799, firma electrónica avanzada es aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.

¿DÓNDE SE OBTIENE LA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA?

No. Lo único exigido es la Clave Única del Estado que constituye firma electrónica simple.  No obstante lo anterior, se recomienda el uso de firma electrónica avanzada en atención a que entrega una mayor seguridad a los documentos.

¿CÓMO PUEDO OBTENER COPIAS AUTORIZADAS?

Sí, porque las resoluciones serán suscritas mediante firma electrónica avanzada. En virtud de los artículos 6° y siguientes de la ley N°19.799 se le reconoce plena validez.

¿UNA COPIA IMPRESA SERÁ UNA COPIA VÁLIDA DE LA RESOLUCIÓN PARA SER UTILIZADA POR EJEMPLO EN OTRAS INSTITUCIONES?

No, las normas sobre patrocinio y poder se mantienen vigentes. Esta Ley lo único que hace es reconocer la validez de la firma electrónica avanzada en el caso del patrocinio, y además, establece una nueva forma de constitución de mandato judicial que se suma a las ya existentes.

¿CUÁL ES LA NUEVA FORMA DE CONSTITUIR MANDATO JUDICIAL PREVISTA POR LA LEY?

El sistema informático lo hace de forma automática contrastando el RUT del profesional con la base de datos de la oficina de títulos de la Corte Suprema. Adicionalmente, el sistema alertará oportunamente respecto de los abogados se encuentren suspendidos.

¿CÓMO SE CONSTITUIRÁ LA DELEGACIÓN DE PODER?

El patrocinio también puede ser constituido con firma electrónica simple, reconociendo el valor que tiene este mecanismo según la Ley N°19.799, en el sentido de ser equivalente la firma electrónica  a la firma manuscrita. Por otro lado, cuando una demanda solo cuenta con la firma electrónica simple del abogado, el tribunal esperará la autorización de poder dentro de plazo legal o en la primera audiencia, cuando esto sea posible.

¿CAMBIAN LAS FORMAS DE NOTIFICACIÓN CON ESTA LEY?

Efectivamente, la Ley N°20.886 señala que para estos efectos, los auxiliares de la administración de justicia entre los cuales están los receptores judiciales, deben suscribir sus actuaciones mediante firma electrónica avanzada, no siendo opcional.

SOY RECEPTOR JUDICIAL, ¿CÓMO DOY CUMPLIMIENTO A LOS REQUISITOS LEGALES?

Los receptores judiciales solamente deberán contar con su Clave Única del Estado, la que les permitirá realizar todas las diligencias y trámites en todos los tribunales.

¿SEGUIRÁ EXISTIENDO EL ESTADO DIARIO IMPRESO Y PUBLICADO EN EL TRIBUNAL?

La ley establece que estará publicado por al menos tres días, pero el Poder Judicial ha decidido mantenerlos permanentemente publicados, pudiendo consultarse los de fechas anteriores.

¿LAS RESOLUCIONES DE LAS CAUSAS EN PAPEL FIGURARÁN EN EL ESTADO DIARIO ELECTRÓNICO?

Los oficios y comunicaciones judiciales que se verifiquen desde o hacia instituciones públicas nacionales que cuenten con los recursos técnicos necesarios serán remitidos a través de medios electrónicos, utilizándose los mecanismos de interoperabilidad existentes. En caso contrario, podrá ser remitida la información a través del medio idóneo más eficaz. A su vez, las instituciones deberán otorgar pleno valor a los documentos suscritos con firma electrónica avanzada emanados del tribunal, no exigiendo documentos con firma manuscrita.

Nueva Ley de Tramitación Electrónica

Los cambios de la Ley Nº 20.886

Fuente: www.tramitacionelectronica.cl